Cara Membuat Google Form: Fitur, Publikasi, dan Fungsi

Formulir Google menjadi salah satu layanan populer untuk kebutuhan pengumpulan informasi. Selain cara membuat Google Form yang tergolong mudah, aplikasi tersebut juga terhubung dengan berbagai layanan induk Google lainnya.

Dengan berbagai fitur dan konektivitasnya yang sangat tinggi, Google Form saat ini dapat Anda aplikasikan pada kebutuhan pendidikan, riset, bisnis, dan berbagai aspek lainnya.

Tentang Google Form

Dari halaman resminya, Google menjelaskan bahwa Google Form merupakan perangkat lunak administrasi survei. Penempatan dan konektivitasnya berada dalam rangkaian Penyunting Google Dokumen.

Di dalam rangkaian tersebut, Formulir Google juga terkoneksi penuh dengan Google Docs, Google Spreadsheet, dan Slide. Hal tersebut memungkinkan perpindahan akses dan transfer data yang sangat mudah.

Pemanfaatan Google Form

Meski berkembang sebagai perangkat lunak untuk kebutuhan survey, fitur Google Form terus berkembang menjadi lebih fleksibel. Sehingga lebih banyak pemanfaatan yang dapat Anda lakukan dengan menggunakan Google Form.

Beberapa pemanfaatan Google Form di kehidupan sehari-hari, antara lain:

  • Survey pelanggan;
  • Formulir pendaftaran;
  • Permainan tanya-jawab sederhana;
  • Ujian dan kuis pendidikan;
  • Formulir evaluasi kerja (HRD);
  • Formulir pemesanan produk; dlsb.

Terdapat ruang pemanfaatan yang sangat luas dari layanan Google Form. Layanan tersebut dapat berguna di berbagai bidang, di antaranya:

  • Bisnis dan perusahaan;
  • Instansi pendidikan;
  • Pemasaran dan survey pelanggan;
  • Pengelolaan konsumen;
  • Administrasi umum; dlsb.

Cara Membuat Google Form

Membuat Google Form dapat Anda lakukan dengan beberapa langkah mudah. Seluruh fitur dalam Google Form juga dapat Anda akses secara gratis tanpa mengeluarkan biaya apapun.

Dalam prosesnya, Anda tentu akan membutuhkan Akun Google untuk menggunakan fitur dalam Google Form. Sehingga pastikan Anda telah memiliki akses penuh pada Akun Google.

Adapun cara membuat Google Form dalam beberapa proses mudah dapat Anda lakukan dengan mengikuti ulasan berikut ini.

Login Akun Google

Anda dapat login atau masuk ke Akun Google dari berbagai perangkat. Pada smartphone Android, Anda tentu sudah menggunakan Akun Google sebagai fungsi dasar.

Sehingga umumnya Anda tidak perlu melakukan apapun terkait proses ini saat mengakses Google Form dari Android. Namun Anda dapat beralih Akun Google sesuai rencana kepemilikan dan distribusi formulir.

Sementara pada akses dari PC seperti desktop atau laptop, Anda perlu login terlebih dulu ke Akun Google. Langkah paling mudah adalah dengan mengakses layanan GMail Anda.

Salah satu cara paling mudah adalah dengan mengikuti panduan berikut ini.

  • Buka web browser di komputer, misal Chrome;
  • Akses halaman Google.com;
  • Klik tombol Sign In di sisi kanan-atas;
  • Masukkan alamat email yang sesuai;
  • Klik ‘Next’ di bawah kolom email; dan
  • Masukkan kata sandi yang sesuai.

Apabila Anda telah melakukan pengaturan keamanan tingkat lanjut, umumnya terdapat beberapa proses tambahan saat login Akun Google di perangkat baru.

Beberapa alternatif umum yang tersedia antara lain konfirmasi kode melalui SMS atau panggilan telepon, konfirmasi tombol dan angka pada perangkat utama, dan berbagai metode lain.

Baca Juga :  4 Cara Memulihkan Akun Google Jika Kehilangan Akses Google

Akses Layanan Google Form

Setelah masuk ke Akun Google, Anda dapat melanjutkan proses utama di layanan Google Form. Pertama-tama, Anda memulai dengan akses halaman dari layanan tersebut.

Akses dari PC

Terdapat beberapa cara untuk mengakses layanan Google Form. Salah satu cara paling mudah adalah dengan mengakses seluruh fitur aplikasi Google. Adapun langkah-langkah untuk melakukannya antara lain:

  • Masuk ke halaman utama Google di Google.com;
  • Arahkan kursor ke sisi kanan-atas layar;
  • Temukan tombol menu (sembilan titik) di sisi ikon profil;
  • Klik ikon tersebut;
  • Gulirkan menu ke bagian bawah dan temukan ‘Formulir’;
  • Klik atau tap pada ikon tersebut.

Cara di atas dapat Anda lakukan pada komputer dan perangkat Android melalui layanan Chrome ataupun web browser lainnya.

Perbedaan tampilan hanya terdapat pada ukuran layar dan tata letak secara minor. Namun akses dan tahapan utamanya secara umum dapat Anda lakukan dengan serupa.

Selain akses melalui beberapa tahapan tersebut, Anda juga dapat mengakses langsung layanan Google Form melalui halaman berikut https://docs.google.com/forms/u.

Akses Aplikasi Google Form

Pada pengguna Android, terdapat aplikasi Google Form secara khusus yang dapat Anda unduh di perangkat. Aplikasi tersebut memangkas beberapa tahap akses dan kendali konvensional.

Aplikasi Formulir di Android sangat bermanfaat untuk rutinitas penggunaan Google Form. Seluruh fitur utama dapat Anda akses dengan mudah dalam satu aplikasi sederhana.

Adapun cara memasang aplikasi Formulir di Android dapat mengikuti beberapa langkah berikut ini:

  • Buka aplikasi ‘Play Store’;
  • Tap di kolom pencarian;
  • Ketikkan ‘Formulir’ dan tunggu beberapa saat; dan
  • Pada detail aplikasi, tap ‘Install’ atau ‘Pasang’.

Tunggu beberapa saat agar layanan Play Store menuntaskan proses unduhan dan pemasangan. Aplikasi Google Form dapat Anda akses langsung dari tampilan aplikasi tanpa web browser.

Pilih Template atau Mulai Baru

Setelah mengkases halaman layanan Google Form, terdapat beberapa fungsi yang bisa Anda akses. Fungsi-fungsi tersebut serupa dengan layanan pengelolaan dokumen umum.

Beberapa fitur dasar pada halaman tersebut antara lain:

  • Fitur untuk membuat formulir baru;
  • Fungsi untuk membuat formulir dengan templat; dan
  • Akses serta penyuntingan formulir lawas.

Buat Formulir dengan Templat

Anda dapat membuat Google Form baru dengan memanfaatkan fitur templat. Terdapat beberapa templat yang tersedia, antara lain:

  • Formulir konfirmasi undangan;
  • Registrasi acara;
  • Pemesanan produk; dlsb.

Meski berbentuk templat, seluruh format Google Form tersebut tetap dapat Anda modifikasi lebih lanjut sesuai kebutuhan. Fitur tersebut tentu akan membantu Anda menghemat waktu.

Cara membuat formulir Google dengan memanfaatkan templat dapat Anda lakukan dengan beberapa langkah berikut:

  • Tentukan pilihan templat;
  • Klik atau tap pada pilihan templat;
  • Tunggu proses pembuatan formulir dari template;
  • Sesuaikan templat dengan kebutuhan;
  • Publikasikan formulir Anda.

Buat Formulir dari Kanvas Kosong

Anda juga dapat membuat formulir baru dari kanvas kosong tanpa templat. Cara membuat Google Form ini cocok untuk Anda yang telah memiliki kerangka kerja yang jelas.

Terdapat banyak fitur yang dapat Anda gunakan. Anda dapat membagi sesi, menambahkan pertanyaan, menyisipkan deskripsi, dan berbagai konten pertanyaan lain di dalam formulir.

Cara membuat formulir Google dari kanvas kosong dapat Anda lakukan dengan klik atau tap pada ikon ‘Blank’ yang terdapat di halaman utama layanan. Setelah menekan tombol tersebut, Anda akan diarahkan ke halaman kanvas Google Form.

Ruang kerja tersebut menjadi area berkreasi dan menentukan fungsi formulir Anda. Namun kesederhaan dan kemudahan akses juga menjadi aspek penting pada sebuah formulir.

Baca Juga :  Cara Daftar Google Bisnis dengan Mudah

Fitur Utama Kanvas Google Form

Terdapat beberapa fitur utama pada halaman kanvas Google Form. Seluruh fitur utama yang terdapat dalam ulasan berikut dapat Anda akses di sisi kanan halaman kanvas.

Akses pada menu dan fitur utama umumnya akan terletak di sisi kanan dari pertanyaan aktif yang sedang Anda kelola. Adapun ulasannya adalah sebagai berikut.

Tambah Pertanyaan

Saat memulai kanvas kosong, Anda hanya akan memiliki satu draft pertanyaan. Untuk menambahkan pertanyaan baru di bagian-bagian berikutnya, Anda dapat menggunakan fitur ‘Add Question’.

Fitur tersebut terletak pada urutan paling atas menu editor kanvas. Fungsi ‘Add Question’ memiliki bentuk ikon lingkaran dan tanda ‘+’ di bagian tengahnya.

Pada penggunaan lanjutan, fitur ‘Add Question’ akan memilih tipe pertanyaan yang sama dari blok terakhir. Sehingga perlu penyesuaian tipe pertanyaan jika Anda merasa tidak cocok.

Terdapat berbagai variasi tipe pertanyaan yang dapat Anda gunakan dalam Google Form. Setiap variasinya berguna untuk memaksimalkan interaksi dengan responden.

Salin dan Hapus Pertanyaan

Anda dapat menggunakan fitur ‘Duplicate’ untuk menyalin pertanyaan. Fitur ini sangat bermanfaat untuk menghemat waktu dan proses kerja. Terutama pada bentuk pertanyaan berulang pada beberapa model kuisioner penelitian.

Selain itu, Anda juga dapat menghapus pertanyaan dari formulir. Fitur ‘Delete’ akan menghapus keseluruhan blok pertanyaan yang telah Anda tentukan.

Kedua fitur tersebut dapat Anda akses dengan mudah di setiap blok pertanyaan. Posisi ikonnya terdapat pada kanan-bawah setiap blok pertanyaan.

Impor Pertanyaan

Dalam Google Form, terdapat juga fitur ‘Import Question’ untuk memasukkan pertanyaan dari formulir lain. Anda dapat memilih data-data formulir dari akun yang sama.

Fitur ini akan sangat berguna bagi Anda yang mengelola beberapa brand, departemen, dan klasifikasi bidang lain sekaligus. Dengan fitur ini, Anda tidak harus menulis ulang setiap pertanyaan serupa untuk entitas data yang berbeda.

Fitur ‘Import Question’ tersedia di sisi kanan blok pertanyaan aktif yang sedang Anda operasikan. Setelah menekan tombol tersebut, Anda akan diarahkan untuk memilih sumber data pertanyaan yang akan disisipkan.

Membagi Sesi

Pada formulir yang lebih kompleks, Anda dapat membagi rangkaian pertanyaan ke dalam beberapa sesi yang lebih kecil.

Hal tersebut dapat membuat formulir lebih sederhana, efisien, dan tidak membosankan. Anda juga dapat membagi sesi berdasarkan topik dan tema formulir. Pembagian tersebut akan sangat membantu respon mengetahui posisi interaksi di masing-masing sesi berjalan.

Judul dan Deskripsi

Google Form memiliki fungsi pengelolaan judul dan deskripsi. Fitur ini dapat Anda maksimalkan untuk menjelaskan kebutuhan interaksi di setiap bagian formulir.

Fungsi judul dan deskripsi juga dapat Anda manfaatkan untuk memberi panduan di sesi yang berbeda. Umumnya hal tersebut terkait dengan topik dan konteks formulir.

Gambar Pendukung dan Video

Di dalam Google Form, terdapat juga fitur untuk menambahkan gambar pendukung. Fitur ini sangat bermanfaat untuk mengembangkan formulir yang interaktif. Selain gambar, Anda juga dapat menyisipkan video sebagai bagian dari konten formulir.

Dalam beberapa pemanfaatan, fitur ini juga dapat Anda terapkan pada pembuatan latihan soal atau ujian secara daring. Gambar dan video pendukung dapat membuat konteks pertanyaan serta blok formulir lebih jelas bagi responden.

Menggunakan Tipe Pertanyaan Google Form

Layanan Formulir Google melengkapi fitur dalam aplikasinya dengan berbagai tipe pertanyaan. Banyaknya alternatif tersebut menjadi dukungan untuk kebutuhan pengguna yang variatif.

Namun Anda tidak harus selalu menggunakan keseluruhan fitur pertanyaan tersebut. Anda dapat memaksimalkan beberapa model pertanyaan sesuai kebutuhan.

Untuk mengganti tipe pertanyaan, Anda dapat memilih menu yang terdapat di sisi kanan pada setiap bloknya. Adapun tipe pertanyaan yang dapat Anda gunakan di Google Form antara lain sebagai berikut.

Baca Juga :  Cara Melihat Password Gmail yang Lupa, Mudah Banget

Pertanyaan Berbasis Kalimat

Bentuk pertanyaan dengan kebutuhan respon kalimat menjadi format default pada awal penggunaan Google Form. Format ini menempatkan respon aktif dari pengguna.

Terdapat dua model respon kalimat yang tersedia dalam Google Form, yakni kalimat pendek dan paragraf.

Respon berbentuk kalimat pendek umum digunakan untuk mengumpulkan informasi sederhana tanpa batasan format. Beberapa informasi umum tersebut antara lain:

  • Domisili;
  • Tempat lahir;
  • Nama;
  • Instansi; dlsb.

Sementara untuk kebutuhan respon deskriptif dan lebih detail, Anda dapat menggunakan model pertanyaan dengan tipe jawaban paragraf.

Tipe pertanyaan dan jawaban tersebut memungkinkan responden memberikan informasi lebih detail dengan jumlah karakter dan kalimat lebih banyak.

Jenis pertanyaan ini cocok Anda terapkan pada pertanyaan essai, instruksi berbagi pengalaman, opini, dan berbagai respon serupa lainnya.

Pertanyaan Berbasis Pilihan

Dalam mengembangkan formulir, Anda juga dapat membatasi respon pada pilihan-pilihan tertentu. Hal ini dapat terjadi pada pengumpulan respon yang hanya melibatkan pengguna di wilayah terbatas.

Pada aplikasi Google Form, terdapat beberapa model pertanyaan dan respon berbasis pilihan, antara lain:

  • Kolom centang (checkboxes);
  • Pilihan menurun (dropdown); dan
  • Pilihan berganda (multiple choices).

Kolom centang memungkinkan pengguna memilih lebih dari satu opsi yang tersedia. Format tersebut umum tersedia pada pertanyaan terkait minat, hobi, dan pertanyaan serupa lainnya.

Sementara pada format pilihan menurun dan pilihan berganda secara garis besar hanya berbeda dari segi tampilan.

Kedua format tersebut umumnya hanya memungkinkan satu opsi pilihan responden. Sehingga cocok Anda terapkan pada pertanyaan langsung dan spesifik.

Upload File

Google Form juga memungkinkan pengguna memberikan respon dalam bentuk data. Fitur ini bermanfaat untuk mengumpulkan data terkait dengan topik formulir.

Beberapa kebutuhan yang lazim menggunakan fitur tersebut antara lain:

  • Pengumpulan CV pelamar kerja;
  • Bukti pembayaran dalam transaksi;
  • Resume;
  • Naskah; dlsb.

Tanggal dan Jam

Google Form juga memungkinkan Anda mengumpulkan informasi secara khusus. Terdapat dua format umum yang tersedia, yakni tanggal dan jam.

Tipe pertanyaan ini dapat Anda manfaatkan untuk membuat janji temu, jadwal interview, kunjungan, dan berbagai kebutuhan terkait.

Publikasi Formulir

Setelah menuntaskan seluruh cara membuat Google Form, Anda dapat mempublikasi formulir hasil kerja tersebut. Proses publikasi akan membuat formulir Anda dapat diakses oleh pihak lain.

Untuk melakukan publikasi, Anda cukup menekan tombol ‘Send’ yang terdapat di sisi kanan-atas formulir. Setelahnya, Anda akan menemui sebuah boks informasi.

Di dalam boks informasi tersebut, terdapat beberapa model publikasi. Adapun model publikasi yang tersedia dalam Google Form, antara lain:

  • Distribusi email;
  • Link publik; dan
  • Embed code.

Proses publikasi dengan distribusi email akan mengirimkan email pengantar dan akses kepada penerima email yang Anda cantumkan. Opsi ini cocok pada kebutuhan responden terbatas dengan target spesifik.

Opsi pengiriman akses melalui email juga umum diterapkan pada format ujian daring pada siswa dan respon atau kuisioner internal perusahaan.

Sementara opsi link publik memungkinkan Anda membagikan link formulir kepada lebih banyak orang. Selain itu, setiap pemilik tautan juga akan memiliki akses pada formulir meski Anda tidak membagikannya secara personal.

Pada opsi terakhir, Anda juga bisa mendapatkan embed code dari formulir Google Form. Fitur ini memungkinkan penempatan formulir di badan website atau perangkat konten lain.

Sehingga responden formulir dapat berasal dari pengunjung website terkait. Opsi tersebut umum diterapkan pada kebutuhan pemasaran dan survey konsumen.

Leave a Comment